7 + 1 főbűn, avagy tipikus hibák, amiket a magyar KKV-k elkövetnek

A magyar vállalkozások túlnyomó része kis- vagy középvállalkozás. Gyorsak, rugalmasak, kreatívak – ugyanakkor sokszor eszköz-, idő- és szakemberhiánnyal működnek. Ennek a közegnek természetes velejárója, hogy egy ügyviteli feladatok háttérbe szorulnak, pedig ezek adják a vállalkozás biztonságos működésének alapját.

Az alábbiakban összegyűjtöttük azokat a hibákat, amelyek leggyakrabban előkerülnek NAV-vizsgálatok, gazdasági partnerekkel fennálló jogviták, vagy egyszerű napi működési problémák során.

1. Nem megfelelő üzleti partner-ellenőrzés

A legtöbb vállalkozás a mai napig ajánlás vagy első szimpátia alapján ad megbízást, vagy lép üzleti kapcsolatba más vállalkozásokkal. Ez a gyakorlat viszont kettős rejtett kockázatot hordoz:

• likviditás problémák: ha a partner nem fizet, nincs igazán gyors eszköz arra, hogy a vállalkozás érvényesítse a követelését;

• adózási kockázat: egy rossz partner miatt a cég akarva-akaratlanul olyan üzleti relációkba keveredhet, amelyeket a NAV utóbb pl. láncügyletnek, pénzmosási vagy adóminimalizáló struktúrának minősít. A nem megfelelő partnervizsgálat a társaság felelőssége, emiatt az áfa levonhatósága jogszerűtlenné válik, ami adóbírságot vonhat maga után.

Tipikus hiba, hogy nincs dokumentált ellenőrzés a partner adószámára, székhelyére, működési körülményeire vonatkozóan. Egy NAV-ellenőrzés során pedig pontosan ezt kérik számon: miért hittük el, hogy a partner valós, jogszerűen működő vállalkozás, illetve hogyan kerültünk kapcsolatba vele?

Megoldás: rendszeres, dokumentált partner-due diligence, előminősítési rend és partnerkockázati nyilvántartás.

2. Elavult, sablonos vagy hibás szerződések

A legtöbb KKV évek óta ugyanazokat a sablonokat használja, gyakran olyan mintákat, amelyeket még egy régi könyvelő küldött, vagy a cég HR-ese töltött le. A probléma nem csak az, hogy ezek túl általánosak, hanem sokszor ellentmondanak a hatályos jogszabályoknak vagy a felek érdekeinek, nem követik le a vállalkozás tényleges működését, nem tükrözik a szerződéskötés célját. Ma már egy szerződés nem „sablon”, hanem üzleti eszköz, ellenkező esetben csak láthatatlan költséget hordoz. Ha nem az adott iparágra és működésre szabott a dokumentum, akkor inkább árt, mint használ.

Ennek következménye:

• értelmezési viták a felek között,

• tisztázatlan felelősségi körök,

• érvénytelen szerződéses részek,

• felesleges kockázatvállalás

• végső soron akár pervesztesség vagy adókockázat.

Megoldás: szakemberrel kidolgozott szerződésbank, iparági standardokra illesztett minták és rendszeres szerződés-felülvizsgálat.

3. Jogszabályváltozások követésének hiánya

Ez a hiba tipikusan nem rosszhiszeműségre, hanem kapacitáshiányra vezethető vissza. A vállalkozók nagy része nem látja, mikor változik egy ágazati engedélyezési feltétel, egy adatvédelmi követelmény vagy egy bejelentési kötelezettség. Ez a vállalkozás tevékenységéhez köthető részletszabályok tekintetében is előfordulhat, de pl. egy számviteli vagy munkaügyi változás lekövetése még nagyobb kihívást jelent. A NAV és a hatóságok sohasem fogadják el azt a kifogást, hogy „nem tudtunk róla”.

Ebből adódnak aztán a legkellemetlenebb helyzetek:

• a cég a megfelelő engedélyek nélkül működik

• hatálytalan jogszabályhelyekre, eljárásrendekre, ügyvitelre hivatkozik

• bejelentési vagy adatszolgáltatási kötelezettségének nem tesz eleget

  
  

Megoldás: negyedéves jogi és adózási compliance-review, egyszeri jogszabály-bank összeállítása és automatizált monitoring.

4. Alapvető adózási szabályok ismeretének hiánya

A vállalkozások jelentős része olyan alapszintű adózási szabályokkal sincs tisztában, amelyek évi több százezer–több millió forintot érintenek. Ezek önmagukban nem „nagy hibák”, ám összeadódva jelentős optimalizációnak engednek teret, vagy rosszabb esetben hatósági megállapítás alapjául szolgálnak.

Néhány tipikus példa:

• Ingatlan bérbeadásának áfakörössé tétele

• Céges autóhoz kapcsolódó levonható áfa lehetősége

• Cégautóadó és gépjárműadó összehangolása

• Reprezentáció (kávé, étel, céges esemény, ajándék) költségeinek elszámolása

• Alternatív juttatások (pl. kedvező adózású cafeteria-elemek kihasználatlansága)

  
  

Megoldás: éves adóstratégiai áttekintés és konkrét ügyletek előzetes adótanácsadó általi vizsgálata.

5. Dokumentálatlan belső működés és hiányos compliance

A hatósági ellenőrzések jelentős része nem azért siklik félre, mert a vállalkozás hibázott, hanem azért, mert nem tudja bizonyítani, hogy helyesen járt el. Egy jó dokumentációs rendszer sokszor maga a „pajzs”, ami megvédi a vállalkozást a bírságtól, egy ügyvéd vagy más szakember csak ezek után következik a sorban, hogy megkezdje a probléma kezelését.

Tipikus hiányosságok e körben:

• nincs belső döntéshozatali rend

• hiányos iratkezelés

• elszórt szerződések, számlák, bizonylatok

• nincs összhang a könyvelés, a valós teljesítések és a szerződések között

• hivatalos küldemények szűrésének hiánya, elkésetten észrevett értesítések

  
  

Megoldás: egyszerű, de jól működő belső eljárásrend; dokumentációs protokoll kialakítása.

6. Munkajogi hibák

A legtöbb kisvállalkozás számára a munkajog „háttérfeladat”, mégis ez hozza magával az egyik legtöbb vitát és bírságot. A munkajog különösen érzékeny terület: ha gond van, rövid idő alatt nagy összegű követelések keletkezhetnek, ráadásul a munkajogi követelések érvényesítésére speciális, gyorsabb eljárást eredményező szabályok vonatkoznak.

Gyakorta előfoduló hibák. hiányosságok:

• rendezetlen juttatási rendszer

• hibás vagy hiányos munkaszerződések, módosítások

• hiányzó kötelező tájékoztatók

• hiányzó munkavállalói nyilatkozatok

• munkaidő-nyilvántartás hiányosságai

• munkaviszonnyá átminősítés kockázata

  
  

Megoldás: HR- és munkajogi audit, juttatási rendszer optimalizálása és belső szabályzatok aktualizálása.

7. Rendezetlen cégstruktúra és tulajdonosi viszonyok

Ez főként akkor kerül elő, amikor a cég fejlődik, növekszik, külföldi partnere, piaca lesz vagy befektető érkezik. A cégstruktúra nem csak adózási, hanem stratégiai kérdés is, és nem utolsó sorban a kiszámítható, jogszerű és skálázható működés a társaság értékét és piaci pozícióját is növeli.

Az itt jellemző hibák:

• még mindig egyéni vállalkozásként fut egy teljes értékű cég

• tagi kölcsönök rendezetlen nyilvántartása

• osztalékfizetések adózási és jogi hibái

• nemzetközi ügyletek kockázatos struktúrája, eljárásrend hiánya

• hiányzó vagyonvédelmi koncepció

• 
  

Megoldás: a cégstruktúra-felülvizsgálata, társasági-tulajdonosi dokumentumok rendezése és vagyonvédelmi keretrendszer megalkotása.

+1. Nincs hosszú távú stratégia ügyviteli kérdésekre

Ez a legnehezebben mérhető, de talán leggyakoribb hiba. A vállalkozások döntő része csak akkor fordul szakértőhöz, amikor már megjelent a probléma, pedig ezen kockázatok túlnyomó része előrelátható és megelőzhető lenne:

• NAV-ellenőrzések

• elszámolási viták

• engedélyeztetési nehézségek

• munkavállalói problémák

  
  

Megoldás: éves jogi–adózási stratégia, kockázati mátrix megalkotása és rendszeres tanácsadási alkalmak.

Összegzés

A legtöbb KKV nincs tisztában vele, hogy mennyi pénzt és stresszt spórolhatna meg egy jól kialakított ügyviteli, jogi, pénzügyi keretrendszerrel. A hibák túlnyomó része nem szakmai tudáshiányból ered, hanem abból, hogy a vállalkozásnak nincs kapacitása ezekre figyelni. A tapasztalat azt mutatja, a megelőzés mindig olcsóbb és kiszámíthatóbb, mint az utólagos tűzoltás.